一．办理香港采购物品注意事项

一、 香港市场货物款式、型号、规格等经常变化，某些型号的物品缺货、停产现象时有出现。选购时，请多选一、二种或注明“可购类似”字样，以便代购时有所选择，保证供应。

二、 因货物价格有时变动，填写采购单时，请注明价格幅度或“按市价购”“超价不购”等字样。如果未注明则按当时市价代购。除注明货币单位外，物价都以港元计。

三、 填写采购单时，公、私物品，请分开填写。每页均请填上采购单位及代号。配套使用的物品，主件和配件尽量写在同一页采购单上，以免漏购或影响配套使用。规格 和数量单位要写清楚，如“公分”或“英寸”、“打”或“双”、“米”或“码”、“磅”或“公斤" 等，特殊物品请注明用途和具体要求等，以免误购。

四、 来单采购时，如需用指定人名收货，请注明收货人姓名（并用外文书写），以免遗漏引致收货不便。

五、 如需寄回调换或退货的物品，请先商我公司同意。物品要妥善包装，并将说明书、保证书及零配件等一并寄回。寄信件或包裹，最好用航空号或快递，以防丢失。

六、 办理来单时，因型号、规格等变动，征询意见时，为不影响货物发运，请尽快答复。

二．关于采购计划的变更或终止

我公司在为驻外机构办理物资采购过程中，曾遇有要求变更采购计划的情况。为更好地为我驻外机构服务，需要你们的支持和谅解，现将有关变更采购计购计划应注意的事项说明如下：
一、 采购单发给我公司后，希望尽量不要变更，以避免出现差错和影响整批物品的发运。
二、 确需变更彩购项目，我司定会努力按要求办理。
三、 遇要求改变采购项目时，如物品已经入仓尚未申报发运的，我们将争取退货（退给商号）或转给需要的使领馆。如几经交涉，确无法退货或转给其他单位的物品，只能仍发给原采购单位。
四、 已经办理出品、船务手续的待运物品，无法再采取变更措施，只能照发运。
五、 如遇机构撤销需终止采购计划者，请及时通知停办。我们将尽量设法终止、退货、转给他馆或停发，如造成损失只能由撤销单位承担。

三．罐头或食品采购说明

各单位采购的食品，属对外招待和日常生活必须品，数量较大，我们非常重视，但反映质量问题的情况时有发生。据我们分析，大致情况如下：
粮食、副食、干果类食品进货时，我们都做质量检查，并留有样品备查。但在一定温度、湿度条件下会自然生虫、霉变。如到货后有生虫、霉变等情况，基本上是运 输途中发生的。 如：酱豆腐、甜面酱等发酵食品。在高温环境里会二次发酵、致使瓶盖泄漏、包装破损等，进而污染其他物品。 罐头食品的保持期一般要求较严，肉类罐头三年，水果蔬菜类二年，瓶装的一年半。

    为减少损失。我司亦采取以下措施：
1． 对粮食等易霉易变商品，采取真空包装，减少生虫发霉的机会。
2． 对于易发的食品，视地区而定。高温且路途远的地区将酌情办理。
3． 尽可能选购近期出厂的罐头食品，以尽量延长到馆后的使用期。
4． 进一步改进包装减少破损，尽可能缩短运期,使各单位尽快收到满意的商品。

为此，请各单位采购时应充分考虑上述情况。并请注意：
1． 因运输途中食品生虫、霉变等情况，保险公司不负责赔偿，订货时请考虑易变食品的运期和季节。海运最远地区约两个月。

2． 季节性商品，因受商业流通环节的影响，往往无法办到新出厂的货。有些产品本身保质期就短（如方便面6个月），一些产品受生产季节限制。因此到达后的保质期往往不如预期的长。

3． 需要浸发的海参、鱼翅等，浸发的好坏直接影响产品的质量，请严格按产品的操作规程办理，以免造成损失。鱼翅易生虫，但被虫蛀部分是肉不是针。肉是做菜时需 要去掉的部分，鱼翅生虫并不影响食用。当收到鱼翅时，如有生虫现象，请打开包装作凉晒处理，并置于通风处
保管。

4． 填写采购单时，请以网页中的品名为准，或注明用途、规格、产地，。尽量不要填写别名俗称，以免误购。
5． 香港市场的产品更新很快，除我司努力推荐同类产品外，在来单时请注明要求和范围，以便我司灵活处理。

四．货物损失赔偿

为减少货物在运输途因意外风险而遭受损失，我公司根据保险公司承保的有关规定，并考虑到货物在运输途中可能遇到的风险，以及尽量减少使领馆支付保险费用的情况，对付运货物投购运输险。
一、 保险责任范围：货物的丢失或损坏，符合以下情况的，保险公司负责赔偿：
1) 火灾、爆炸；
2) 船舶搁浅、 触礁、沉没或覆；
3) 陆上运输工具的翻倒或出轨；
4)船舶或交运工具与除水以外的任何物体碰撞或触及；
5) 在避难、遇难港卸货时造成损失；
6) 抛海或海浪冲失；
7) 运输途中被盗。

二、 非保险责任范围：保险公司"除外"责任条款规定，不承认以下原因引起的损失或毁坏。
1)自然漏损、失重、容量缩小或自然耗损。
2)内在瑕疵或所保货物之特性。
3)食品、香烟等因长途运输、温差等影响所造成的变质。

三、 因战争、动乱原因，使馆要求投保"战争险"、"罢工险"，请在函中注明。

四、 请及时、准确填写"货物损失清单"。为迅速、有效地挽回货物因意外风险遭受的损失，货物到港后应及时提货，并尽快作全面检查。若发现货损，并属于保险责任 范围的，必须在到时货后两个月内填妥" 货物损失清单" ，加盖使馆公章后寄我公司。如超过两个月索赔，保险公司将不受理。如属不同单位一起辨理采购发运，在索赔时，必须统一填写" 货物损失清单" ，一次寄我公司。切勿分多次，因为一张保险单只能索赔一次。
填写" 货物损失清单" 时，如系破烂、被盗，只需在备注栏内加上" 运输途中被盗"或破烂即可，不必填写与索赔无关的理由和说明，此清单将作为保险文件，提交保险公司。

五、根据保险公司规定，货物机件受损、属保险范围的请先在当地修理行作价，修理费不能超过货物本身的价值，并把修理费折成人民币或美元告我司，以便商定如 何处理。未获答复前，请勿将物品寄回。获准修理的，修理后请将 修理费收据连同填妥的"货物损失清单"寄回我司。用过的物品有任何毛病寄回香港修理，一切费用由购者承担。

六、凡需索赔或退赔物品，未获本公司答复前，请勿擅自处理。保险公司、商号要求退回的物品必须按要求退回，否则难以索赔；电器及大型机器如严重损坏而无法 修复的，可向保险公司索偿全价。此项索赔除要求填入"货物损失清单"外，另需单独附件说明物品货运途中破损，已无法修复，不存残余价值，并加盖公章。

七、有关人员提取货物时，若发现货对象数与提单不符，请及时与运输代理或船代理交涉。索取有关丢失或短缺证明（其他任何解释不足为凭），以免无据索赔，被动受损。

八、损毁货物价值超过港币10.000元时，须提供当地公证行（SURVOYOR）出具的查验报告，损毁货品照片及公证费用收据。

九、损毁货物价值小于港币10000 元时，只需提供损毁货品照片。
以上敬请有关人员切实注意为荷。

五．物资货柜运输

采用货柜（亦称集装箱）运输，途中盗窃、破损率比较低，为适应航运发展，现已逐渐代原有的散货运输服务。
货柜一般为20 英尺或40 英尺长， 20'货柜内部体积为31m3 ，由于物品体积或形状各异，如不加木包箱，一般能装货物25-28m3。如加木包装箱，一般只能装19-22m3 左右。40' 货柜约可装货物60m3 。
运载方法如下：
一、 整柜：每个货柜只装一个收货人的货物。装卸货物可在船公司指定之仓库内，或在付货人/收货人指定的地点自行装卸。不论装货多少，都以整个货柜运价计算运费 （一般多以18-20m3的散货运费计算，但也有个别船公司以20m3为最低收费，超出则按实际计算）。如不在船公司指定的仓库内装货，船公司对货对象数 不负责，提货单上也注明由付货人装货及点数字样"SHIPPER'S COUNT& LOAD" 。

二、 拼柜：每个货柜可装一个或多个收货人的货物。货物必须交到船公司指定的仓库，由船公司安排装货拼柜。运费则按实际体积立方米（m3）计算。由于各个港口/ 目的地的设备、仓库或货量等因素，有的船公司没有拼柜服务，只能提供整柜服务。

我公司付运烟酒时，由于免税烟酒出口受海关等多种部门监管因素限制，有时不能采取散货拼柜与其他物品一同装运。

三、 为减少物品运输包装费，装入货柜中的物品，除采购单位特别要求加木箱包装装外，均不再加装木箱。

六．提取货物

一、 提取集装箱货物：
1) 直接到码头提货。首先检查集装箱有无破裂、铅封是否完好、号码 是否与提单上所注明的相同。如发现集装箱有破裂、铅封不在、已破烂或 铅封号与提单上所注明的不同，须即向当地船运公司明确指出并索取证 明，以备货物发生丢失时向保险公司交涉索赔。货柜如需由码头直接运往 使馆，运输途中发生上述情况，应由承运人负责。

2) 委托运输公司代为提取或转运。若发现铅封破损、丢失。货柜破裂 等情况，必须索取由船公司签发的证明档，以备货物丢失时向保险公司 索赔。若无此档，则由当地运输公司承担物品短缺的责任。

3) 如铅封无损坏、货柜亦无破裂，而发生属保险范围的损失需索赔 时，可按一般情况填写" 货物损失清单" 办理。

二、 提取空运货物：
1) 货物运出后，我司即发传真，通知有关单位所购物品发运的飞机航 班号、空运单号、运出日期、预计到达日期等，并附装箱单及空运货单各 一份。接到空运代理通知后，再按我司传真内容到机场提货。如在预计到 达日期两天后仍未接到货通知，请即电我司查询。

2) 提货时，请按装箱清单逐箱核对，检查箱上所标资料是否与收货人 相符。凡遇货物整箱丢失，包装破裂或开封，货物箱面标记与提单不符 时，均应向机场人员提出，并当面开箱核对，并向机场索取证明，不可轻 易取回，以免索赔困难。

七．免税烟酒

一、 香港免税烟酒必须存放在当局指定的公仓（不准存放在私人仓库）。发货时，需在海关人员监督下提取及不准打开包装，因此无法拆箱检查，离开公仓后，须直接交码头装船运出。由于不能存放我公司仓库，故不能加泡沫胶珠，以改善包装。

二、 香烟以万支为单，酒类以整箱为单位，才能办理免税出口。按海关条例，免税烟、酒必须在提货单上注明" 烟" 、" 酒" 字样。

三、 外国产的威士忌、白兰地、香槟等。由于品种多，价格相差大，请填单时注明牌子（最好加外文），以便选购。

四、 所购双喜烟到货后，请即抽查检验，如发现变质，应在南洋兄弟烟草公司规定的质量保证期内，将变质烟样和索赔说明寄该公司，同时抄告我公司，以便催办。如超过投诉限期，影响索赔（详见南港(91)第(026)号函）。

五、 储存香烟的地方要干爽、阴凉，温度应保持在25°C以下，相对湿度在65°C 以上，请勿摆放在高温或潮湿的地方。

八．订阅报刊

　所订报刊如更改或停订请提前二个月通知(有＊的订阅期至少一年，中途不能退订或改订)。
● 所订报刊有连续性。如在新年度前未接到停订通知，均按续订一年办理。

　因《书报刊目录》篇幅有限，欢迎垂询。